Formål og målsettinger for arkivtjenesten

Arkivtjenesten er opprettet som en sentral tjeneste med formål å betjene kommunens ansatte, politikere og innbyggerne forøvrig.

Desentrale arkivenheter er en del av arkivtjenesten.

Arkivtjenestens hovedoppgaver er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten.

Målsetninger for alt arkivarbeid i kommunen

• Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.
• Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens sak-/arkivsystem 360° eller etatens fagsystem, og arkivlegges i et fysisk arkiv - der arkivserien er papirbasert.
• Arkivet skal være godt sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.
• Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid.

For å nå disse målsettingene må Ås kommune til enhver tid ha en oppdatert arkivplan tilpasset kommunens organisasjon