Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Ås kommune.
Bakgrunn for arkivplanen er Forskrift om offentlige arkiver av 11. desember 1998 § 2-2.;
Hensikten med bestemmelsen er at offentlige organer skal ha oversikt over sitt arkivmateriale og hva slags regler og instrukser som gjelder behandlingen av det. Dette for å kunne forvalte arkivet i hht. arkivlovens formål og i tråd med det arkivansvar som er formulert i Arkivlovens § 6
I kommunen er det kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret jfr. Arkivforskriften § 1-1;
Formålet med arkivplanen er at den skal oppfylle regelverkets minstekrav. I tillegg skal den fungere som et redskap for å kunne oppfylle informasjonsplikten etter Arkivlovens § 8. Den skal også gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene på en slik måte at den ivaretar kommunens og innbyggernes behov for sikring og gjenfinning av arkivmaterialet.
Arkivplanen skal:
- Sikre en forvaltning av kommunens dokumenter og informasjonskilder som er i samsvar med lovmessige krav.
- Bidra til at kommunen fremstår med en publikumsvennlig saksbehandling med krav til saksbehandlingstid, kvalitet, forsvarlig behandling og serviceorientering.
- Gi oversikt og informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene.
- Gi et godt bilde av hvilke sakstyper man forventer å finne i virksomheten, og vise virksomhetens historie.
- Sikre en effektiv lagring og gjenfinning av kommunens dokumenter, planer og informasjon.
- Bidra til at arkivfunksjonen utnytter og tar i bruk moderne teknologi på en optimal måte.
- Kvalitetsikre den interne arkivforvaltningen.
- Bidra til å skape enhetlige arkivrutiner i hele kommunen.
- Være et oppslagsverk for alle ansatte og gi en samlet oversikt over rutiner, arkivserier, elektroniske systemer, gjenstander, organisasjonsforhold, arkivnøkler og andre gjenfinningsmidler og all annen arkivrelatert kunnskap i virksomheten i nåtid og fortid.
