Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Bakgrunn og formål

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Ås kommune.

Bakgrunn for arkivplanen er Forskrift om offentlige arkiver av 11. desember 1998 § 2-2.;

Hensikten med bestemmelsen er at offentlige organer skal ha oversikt over sitt arkivmateriale og hva slags regler og instrukser som gjelder behandlingen av det. Dette for å kunne forvalte arkivet i hht. arkivlovens formål og i tråd med det arkivansvar som er formulert i Arkivlovens § 6

I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret jfr. Arkivforskriften § 1-1;

Formålet med arkivplanen er at den skal oppfylle regelverkets minstekrav. I tillegg skal den fungere som et redskap for å kunne oppfylle informasjonsplikten etter Arkivlovens § 8. Den skal også gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene på en slik måte at den ivaretar kommunens og innbyggernes behov for sikring og gjenfinning av arkivmaterialet.

Arkivplanen skal:

  • Sikre en forvaltning av kommunens dokumenter og informasjonskilder som er i samsvar med lovmessige krav.
  • Bidra til at kommunen fremstår med en publikumsvennlig saksbehandling med krav til saksbehandlingstid, kvalitet, forsvarlig behandling og serviceorientering.
  • Gi oversikt og informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene.
  • Gi et godt bilde av hvilke sakstyper man forventer å finne i virksomheten, og vise virksomhetens historie.
  • Sikre en effektiv lagring og gjenfinning av kommunens dokumenter, planer og informasjon.
  • Bidra til at arkivfunksjonen utnytter og tar i bruk moderne teknologi på en optimal måte.
  • Kvalitetsikre den interne arkivforvaltningen.
  • Bidra til å skape enhetlige arkivrutiner i hele kommunen.
  • Være et oppslagsverk for alle ansatte og gi en samlet oversikt over rutiner, arkivserier, elektroniske systemer, gjenstander, organisasjonsforhold, arkivnøkler og andre gjenfinningsmidler og all annen arkivrelatert kunnskap i virksomheten i nåtid og fortid.
Laster...