Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet

I Ås kommune er det Kommunedirektør som har det overordnede arkivansvaret, og han /hun har hovedansvaret for at forholdene ligger til rette for en best mulig arkivtjeneste.

Jf Arkivforskriftens § 1-1 og Kommunelova § 23.

Arkivtjenesten

Arkivtjenesten er underlagt HR-Sjefen, og han/hun har ansvar for å legge til rette for en best mulig arkivtjeneste i samarbeid med arkivleder og arkivmedarbeidere.

Arkivtjenesten er opprettet som en sentral tjeneste med formål å betjene kommunens ansatte, politikere og innbyggerne forøvrig.

Arkivleder

Arkivleder er faglig ansvarlig for arkivtjenesten og skal bidra til at arkivarbeidet utføres etter gjeldende regelverk gjennom å gi instrukser, råd, opplæring og faglig veiledning i arkivarbeid. Arkivleder har videre tilsyn med og veiledningsansvar for samtlige av kommunens arkiver. Arkivleder rapporterer til HR-Sjef.

Arkivleder er systemansvarlig for kommunens sak- arkivsystem Public 360° og gir sammen med øvrige ansatte på arkivet brukerstøtte.

Arkivansvarlig

Resultatområder og underavdelinger som har egne papirbaserte arkiver og elektroniske fagsystemer skal ha en egen arkivansvarlig (leder/systemeier).

Arkivansvarlig. Ledere for avdelinger med egne arkiv og fagsystemer er ansvarlig for arkivdanning og oppbevaring av arkiver på sin enhet/avdeling og fagsystemene de bruker. For avdelinger tilknyttet fellesarkivet ivaretar arkivleder rollen som arkivansvarlig.

De arkivansvarlige skal sørge for at arkivarbeidet skjer på en forsvarlig måte i henhold til lovmessige krav, vedtatte regler og bestemmelser. At saksbehandlere og ansatte er oppdaterte på det førnevnte som gjelder arkivarbeid i Ås kommune. Samt at det blir gitt nødvendig opplæring. I arkivfaglige spørsmål samrår de arkivansvarlige seg med arkivleder.

Systemeier og systemadministrator skal rapportere til arkivleder om endringer/ oppgraderinger i fagsystemer som er arkiv- og journaldannende.

Saksbehandler

Saksbehandlerne plikter å følge de instrukser som gjelder for kommunen i all dokumentbehandling og bruk av arkivet. Saksbehandlerne skal også kjenne til arkivplanen for Ås kommune. Samt egne retningslinjer og rutiner som gjelder for deres område og fagsystem.

IKT

Ås kommune har tidligere sammen med Vestby og Frogn tatt del i vertskommunesamarbeidet Storfollo IKT som bistod kommunene blant annet med anskaffelser av digitale systemer og avtaleoppfølging.

Storfollo IKT gikk i 2023 over til å kun være en rådgivertjeneste for samarbeidskommunene, avtaleforvaltning mv. er tilbakeført kommunene individuelt. Vertskommune Frogn ivaretar arkivene for Storfollo IKT. IKT-driften er i samme periode (2023) overført til selskapet IKOMM AS.