Oppdatering av arkivplanen
Ifølge arkivforskriftens § 2-2 skal arkivplanen til en hver tid være ajourført.
Arkivplanen skal revideres ved grunnleggende endringer for arkivet, og uansett hvert 4. år.
Oppdatering av arkivplanen skal bl.a. skje når:
- Det kommer nye lover og instrukser
- Det er kommet endringer i tidligere lover, forskrifter m.m.
- Det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- Det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon, herunder fagsystemer
- Det skjer endringer i organisasjonen ved arkivet eller i kommunen
- Det skjer endringer i rutiner som har betydning for arkivet
- Det skjer endringer i egne bestemmelser, instrukser og rutiner utarbeidet av kommunen.
- Oppdatering gjøres ved større endringer og kvartalsvis ved mindre endringer, som endringer i rutiner og annet som er linket til planen.
Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen som kan ha betydning for arkivet i god tid før de blir satt i verk. Dette er spesiell viktig ved endring i organisering av tjenester og enheter. Ved innkjøp eller utskifting av fagsystemer skal arkivleder være informert under hele prosessen. Arkivleder har også rett til å uttale seg om de følgene det kan få for arkivet.
